Pengertian Key Performance Indicator
KEY PERFORMANCE INDICATORS
Pengertian KPI
KPI (Key
Performance Indicator) adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas
perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan menggunakan KPI untuk
mengukur kesuksesan pencapaian target mereka. Adapun beberapa karakteristik
dari KPI yaitu :
- Ukuran Non-Financial
- Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)
- Ukuran yang diketahui oleh manajemen
- Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan
memahami KPI
- Tanggung jawab kepada individu dan tim
- Memiliki efek yang sangat signifikan
- Memiliki efek yang positif
Key performance indicator diukur dalam periode
harian, mingguan dan bulanan. KPI yang baik merupakan suatu hal yang penting
dan terus menerus mendapat perhatian dari manajemen. Ketika seseorang
menyimpang dari KPI, pihak manajemen dapat mengambil suatu keputusan dan
memanggil orang yang bertanggung jawab.
Pengertian Key Performance
Indicator Menurut Ahli
- Menurut Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran
yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki
berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal
penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.
- Menurut Warren (2011), Key Performance Indicator (KPI) merupakan
sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi
visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana
strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi
organisasi secara menyeluruh.
- Menurut Parmenter (2007), mendefinisikan Key Performance Indicator
(KPI) sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada
kondisi sekarang dan di masa datang.
- Menurut Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI)
adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi
kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga
digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan
mendukung pengambilan keputusan.
Jenis-jenis Key Performance
Indicator
Pada dasarnya, Indikator Kinerja Utama atau KPI
dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial.
Key Performance Indicator Financial
KPI Financial adalah indikator kinerja utama yang
berkaitan dengan keuangan. Contoh KPI Finansial ini diantaranya adalah sebagai
berikut :
- KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang
yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan
(HPP).
- KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang
yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan
biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
- KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang
mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan
Pendapatan.
- KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur
nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan
pendapatannya.
- KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja
keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current
assets) dengan Kewajiban lancar (current liabilities).
Indikator ini memperkirakan seberapa baik suatu
bisnis akan bertahan apabila mengalami penurunan secara tiba-tiba.
Key Performance Indicator
Non-Financial
KPI Non-Financial adalah KPI yang tidak secara
langsung mempengaruhi keuangan suatu perusahaan. Beberapa contoh KPI
Non-Finansial yang dimaksud tersebut diantaranya seperti :
- Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
- Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics)
- Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer
to New Customer Ratio)
- Pangsa Pasar (Market Share)
Faktor- Faktor yang Mempengaruhi
Efektifitas KPI
KPI hanya akan berguna jika ada tindak lanjut atas
KPI itu sendiri, sering kali perusahaan mengadopsi KPI yang populer digunakan
dalam suatu industri. Namun setelah itu bertanya-tanya mengapa KPI tersebut
tidak merefleksikan kinerja perusahaan. Dalam mengembangkan strategi untuk
menyusun KPI, tim Anda harus mulai dari melihat apa tujuan organisasi Anda,
bagaimana Anda berencana untuk mencapainya dan siapa yang dapat mengambil
tindakan berdasarkan informasi ini. Hal ini seharusnya merupakan proses
berulang yang melibatkan masukan dari analysts, kepala bagian dan para manager.
Setelah itu Anda akan mendapatkan pengertian yang lebih baik mengenai bagaimana
KPI mengukur proses bisnis perusahaan Anda dan siapa yang dapat menindaklanjuti
proses bisnis tersebut.
Salah satu cara membuat KPI yang relevan adalah
dengan kriteria SMART. Kata ini adalah singkatan dari specific, measurable,
attainable, relevant, time-bound. Untuk penjelasan mengenai hal-hal tersebut,
sebagai berikut.
- Apakah tujuan perusahaan spesifik.
- Bisakah Anda mengukur pencapaian tujuan tersebut.
- Apakah tujuannya dapat dicapai.
- Apakah tujuan tersebut berkaitan dengan perusahaan.
- Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut.
Penerapan Key Performance
Indicator
Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi
sebelum suatu organisasi dapat menyatakan bahwa mereka telah
mengimplementasikan KPI ke dalam aktivitas operasional. Kriteria tersebut
adalah :
- Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan
- Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional
- Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan
- Hubungan KPI dan strategi
Untuk mengimplementasikan KPI, membutuhkan suatu
proses sistem yang saling terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri
seperti karyawan, manajer, pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti
pelanggan dan supplier. Begitu juga laporan yang harus tepat waktu, efisien,
dan fokus terhadap peningkatan pengambilan keputusan. Ketika
mengimplementasikan KPI, hal yang penting adalah mendefinisikan hasil/tujuan
dari masing-masing KPI. Dalam mengimplementasikan KPI Terdapat suatu metode
untuk merencanakan suatu tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang
disebut SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive).
Berikut penjelasan SMART :
- Specific – Tujuan atau hasil haruslah jelas dan
spesifik, tujuan atau hasil yang melebar sangat tidak diharapkan. Ketika
tujuan atau hasil jelas dan spesifik, sangat mudah diketahui kapan tujuan
/ hasil tersebut telah dicapai.
- Measurable –
Tujuan atau hasil harus dapat diukur, baik itu secara kualitas atau pun
kuantitas. Hal ini dapat ditempatkan dalam hubungannya dengan performa
standar atau harapan dari suatu performa.
- Achievable –
Dapat dicapai, tetapi harus diformulasikan sebagai suatu tantangan dan
dengan demikian akan menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil atau
tujuan.
- Realistic – menciptakan suatu ide yang merupakan
hasil atau tujuan haruslah tercapai, tetapi harus juga realistis dan
berorientasi hasil.
- Time Sensitive –
setiap hasil atau tujuan memiliki batasan waktu kapan tujuan atau hasil
tersebut dapat dicapai. Fakta bahwa tujuan atau hasil merupakan sesuatu
yang membutuhkan batasan waktu akan membuat suatu kemudahan dalam mengukur
suatu peningkatan suatu tujuan atau hasil berikutnya.
Mengembangkan KPI memerlukan waktu dan sumber daya perusahaan.
Key Performance Indicator yang diukur adalah Indikator yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan dengan mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek
perusahaan. Misalnya, apabila penjualan perusahaan kita meningkat dengan
memuaskan tetapi profitabilitas perusahaan tidak cukup untuk menyediakan dana
untuk pertumbuhan bisnis, maka KPI yang hampir pasti untuk perusahaan kita
adalah KPI Marjin Laba Bersih dan Marjin Laba Kotor. Disatu sisi, jika
profitabilitas sesuai dengan harapan, namun pertumbuhannya tidak secepat yang
diharapkan maka kita dapat mempertimbangkan beberapa KPI non-finansial seperti
KPI perputaran tenaga kerja, KPI kepuasan pelanggan ataupun rasio pelanggan
berulang terhadap pelanggan baru.